Sua empresa pode ser multada ou até ter que pagar novamente tributos caso não armazene os comprovantes no período indicado.
Mas, afinal, qual é o prazo para guardar os documentos da sua empresa? O armazenamento e a organização dos documentos de uma empresa não é fácil. Alguns guardam por pouco tempo, outros deixam em qualquer canto sem catalogar, e, por vezes, é uma ação que não tem muita atenção dos empresários. Porém, esse descaso comum pode gerar prejuízos no futuro do negócio.
Cada documento tem um prazo estabelecido de durabilidade, e, caso a empresa perca ou não armazene, ela pode ter que arcar novamente com os custos referentes aos tributos ou até ser multada por não apresentar o comprovante à fiscalização.
Uma dúvida recorrente que os empresários têm é quais documentos devem ser guardados. Os principais são os referentes aos tributos, desde guias de recolhimento, notas fiscais, documentos contábeis até livros fiscais e declarações, como de comprovantes trabalhistas, livro ou ficha de registro e recibos de salários. Em alguns casos, é necessário armazenar os documentos trabalhistas por dez anos ou mais.
As formas de guardar os documentos
O que muita empresa não sabe é que os documentos não precisam ser guardados em arquivos físicos. Atualmente, é possível guardar na nuvem (Google Drive, OneDrive, entre outros), em computadores ou mídias físicas (CDs, DVDs ou HDs e pen drive), basta escaneá-los e organizar tudo em arquivos digitais. Essa forma de armazenamento oferece mais segurança e praticidade, sendo possível acessar em qualquer momento e ocupando menos espaço físico.
As vantagens de organizar os documentos do seu negócio são inúmeras, como evitar os descontroles contábeis e as cobranças indevidas.
Prazo indicado para guardar documentos
Confira o prazo para guardar cada tipo de documento:
Documentos tributários:
Prazo estabelecido: 5 anos
• Simples Nacional;
• Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• Imposto de Renda (IR);
• Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
• Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
• Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos;
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins).
Documentos trabalhistas e previdenciários:
Prazo estabelecido: 30 anos
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).
Prazo estabelecido: 10 anos
• Folha de pagamento;
• Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.
Prazo estabelecido: 5 anos
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Contribuição previdenciária (GPS);
• Contribuição sindical (GRCSU);
• Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto;
• Relação Anual de Informações Sociais (Rais).
Prazo estabelecido: 2 anos
• Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.
Documentos sem prazo determinado:
• Contrato de Trabalho;
• Livro ou ficha de registro de empregado.
